Oficio D.J.-2001-01 del
5 de junio de 2001
Asunto: Fichas técnicas
Consultante: Departamento
de Farmacoterapia
Informante: Lic. Sergio
Mena García, Abogado, Dirección Jurídica Corporativa
Por encargo y con la aprobación del Director Jurídico atiendo su oficio DF-612-04-01, mediante el cual solicita criterio en relación con la vigencia de las fichas técnicas de medicamentos. La consulta se contrae a determinar la factibilidad de dar una vigencia de participación o de registrarse como oferente hasta los 6 meses después de haberse incluido en la ficha técnica los aspectos técnicos solicitados por los oferentes para aquellos casos que no puedan causar perjuicio a un oferente inscrito o que no le causen desabastecimiento. Las modificaciones obedecen a cambios en el empaque primario, volumen y forma farmacéutica, pero no al principio activo ni a su concentración, en cuyo caso sí sería de acatamiento inmediato en el Registro de Oferentes.
Al respecto se debe tener presente que, nuestro legislador dispuso un procedimiento especial para adquirir medicamentos, reactivos, biológicos, materias primas y materiales de acondicionamiento y empaque.
La Ley Constitutiva de la Caja, N° 17 del 22 de octubre de 1943, en sus artículos 71 y 72, dispone un procedimiento para la compra de medicamentos incluidos en el Formulario Nacional: reactivos biológicos, materias primas y materiales de acondicionamiento y empaque.
El artículo 71 permite a la Caja comprar en forma directa medicamentos incluidos en el Formulario Nacional, reactivos biológicos, materias primas y materiales de acondicionamiento y empaque. Dicho numeral a la letra indica:
La Caja Costarricense de Seguro Social está autorizada para importar, desalmacenar, fabricar, comprar, vender y exportar, directamente, medicamentos incluidos en el Formulario Nacional, reactivos y biológicos, así como materias primas y materiales de acondicionamiento y empaque, requeridos en la elaboración de aquéllos. Igualmente queda autorizada para suplir estos mismos artículos a las instituciones públicas y privadas que presten servicios de salud.
Las compras y negociaciones a que se refiere el artículo anterior se podrán realizar con la sola autorización de la Contraloría General de la República, de acuerdo con las siguientes normas especiales:
a. La Caja Costarricense de Seguro Social establecerá y mantendrá actualizado un registro de oferentes de los productos, con base en su nombre genérico. La Contraloría General de la República y la Auditoría de la Caja Costarricense de Seguro Social tendrán una copia de este registro. La Oficina encargada de las compras pedirá libremente las cotizaciones a las empresas nacionales y extranjeras, inscritas en el registro de oferentes, y sus respuestas serán consideradas ofertas formales si llenan los requisitos del caso. Para tener derecho a ser consideradas, tales respuestas deberán ser dadas por los oferentes dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la solicitud de cotización.
b. La Contraloría General de la República deberá resolver las autorizaciones de compra en un plazo no mayor de cinco días hábiles.
c. En casos especiales de urgencia, las compras podrán realizarse con la sola aprobación de la Auditoría de la Caja, pero, en todo caso, la Contraloría deberá ser informada de lo actuado dentro de las veinticuatro horas siguientes.
d. Los funcionarios encargados de la realización de las compras, deberán realizarlas en las mejores condiciones de calidad y precio, responderán por sus actos y por los daños y perjuicios que eventualmente puedan causar, de conformidad con la ley (el destacado no es del original).
La dependencia encargada de las compras pedirá libremente las cotizaciones a las empresas nacionales y extranjeras inscritas en el registro de oferentes mencionado. Las respuestas a tal petición serán consideradas como ofertas formales, si cumplen con los requisitos del caso.
La Contraloría deberá resolver las autorizaciones de compra en un plazo no mayor de cinco días hábiles.
Esta norma permite que en casos de urgencia, sea la Auditoría de la Caja la que autorice la compra por este mecanismo. En todo caso, será obligación de ésta informar al órgano contralor dentro de las 24 horas siguientes.
Los funcionarios encargados de realizar las compras al amparo de esta normativa, deberán hacerlo en las mejores condiciones de calidad y precio; de lo contrario, serán responsables por los daños y perjuicios que eventualmente puedan causar.
De la lectura de los artículos 71 y 72 de la Ley Constitutiva de la Caja, se desprende como se mencionó supra, que lo que el legislador quiso establecer fue un procedimiento ágil, sin formalismos, para resolver situaciones prácticas, en el cual el éxito de la compra es responsabilidad de los funcionarios encargados. Lo anterior con la finalidad de que la Caja obtuviera los medicamentos, las materias primas y los reactivos necesarios en la actividad que desarrolla.
El Reglamento Compra de Medicamentos Materias Primas Envases Empaques y Reactivos fue aprobado por la Junta Directiva de la Caja en el artículo 37 de la sesión número 7169, celebrada el 29 de octubre de 1997 y publicado en La Gaceta N° 10 del 15 de enero de 1998.
Dicho cuerpo normativo, en el artículo 1, define "ficha técnica" de la siguiente forma:
De acuerdo con lo anterior y en relación con el aspecto consultado, se debe tener presente que cualquier modificación que se haga al Registro de Oferentes debe comunicarse, en primer término, a los que se encuentran inscritos y a posibles interesados en participar.
En ese orden de ideas, lo recomendable es hacer una comunicación a los oferentes del Registro sobre las modificaciones y hacer una publicación, en algún diario de circulación nacional o en el diario oficial, sobre los cambios.